Como fazer um evento de sucesso: confira 9 dicas essenciais

Saiba o que não pode ficar de fora do planejamento para ter um resultado positivo no seu evento.

Você sabe como fazer um evento de sucesso? Para essa tarefa, é preciso ter habilidades que vão além do talento de organizar festas. É necessário saber se preparar e se especializar, aprendendo a lidar com toda a pressão envolvida nesse trabalho.

Para atuar nessa área, é essencial ter conhecimento técnico, estudo e muita dedicação. Assim, você garante uma experiência incrível aos participantes, evita contratempos e tem o retorno desejado dos contratantes e patrocinadores. Abaixo, confira dicas fundamentais de como organizar um evento de sucesso! 
 

Nove dicas para realizar um evento de sucesso 


Se você está iniciando seu trabalho na área ou já segue essa carreira, mas não sabe como se destacar na produção de boas festas, shows e festivais, está no lugar certo. Veja, a seguir, um passo a passo de como fazer um evento sem se esquecer dos fatores mais importantes! 

Show em festival de música.
Seja qual for o tamanho do evento, conhecer seu público é essencial.

1) Conheça o seu público 

Essa é a primeira dica de como fazer um evento de sucesso, pois a atenção das pessoas é a moeda mais valiosa do momento, não é mesmo? Fazer com que elas se programem e saiam de casa para a ocasião não é uma tarefa fácil, principalmente considerando outras atividades e contratempos das grandes cidades.

Por isso, pesquisar e compreender as necessidades do seu público é o primeiro passo para idealizar um evento realmente relevante. Faça o exercício de se perguntar:

  • Para quem o meu evento é realmente necessário? Por quê?
  • Que problemas essas pessoas enfrentam e quais objetivos gostariam de alcançar?
  • Como o conteúdo do meu evento pode ajudá-las de forma diferenciada e única?

É possível obter as respostas para essas perguntas em conversas com as pessoas. Também vale a pena observar o comportamento do seu público nas redes sociais ou acompanhar tendências direcionadas a ele em portais e sites do tema, por exemplo. 

2) Tenha objetivos claros 

Você sabe exatamente qual é o objetivo do seu evento? A resposta pode parecer óbvia, mas a falta de direcionamento costuma ser um dos erros mais comuns no planejamento. Definir os propósitos significa:

  • traçar os resultados qualitativos e quantitativos que pretende alcançar;
  • estabelecer como mensurar o desempenho da ação.

Exemplo: em um show musical organizado para dar visibilidade a uma marca, o foco deve estar na empresa, e não nas atrações. As ações de divulgação devem ser direcionadas para valorizar a organização, e o balanço deve comprovar que o objetivo foi atingido. 

3) Verifique e analise o orçamento disponível 

Tem como fazer um evento de sucesso sem verba suficiente? Não. É essencial avaliar o orçamento (ou budget, termo popular utilizado pelo setor) disponível para organizar a produção completa.

Antes de traçar as estratégias a serem adotadas na organização do evento, o orçamento precisa estar claro e definido. Para isso, leve sempre em consideração os resultados esperados e as possibilidades de investimento da empresa.

Muitas vezes, o orçamento é pequeno, mas jamais deve trazer prejuízo para quem organiza. A capacidade de adequação à verba disponível demonstrará sua criatividade e competência como profissional. 

4) Escolha a data e o local estrategicamente 

A escolha da melhor data e do local mais adequado deve seguir alguns critérios decisivos para garantir um evento de sucesso. Em primeiro lugar, é preciso lembrar que o grande dia envolve a participação não só das pessoas convidadas, mas também de patrocinadores, promotores e fornecedores em geral.

É necessário atender a todas as expectativas e evitar datas comemorativas ou choque com eventos concorrentes, em que a disputa pelo mesmo público é um desafio ainda maior.

Durante a escolha do local, avalie bem o perfil do público-alvo e algumas conveniências, como estacionamento e facilidade de acesso. É preciso que a infraestrutura seja condizente com o orçamento e ofereça conforto e segurança, além de estar alinhada à identidade visual do evento. 

5) Valorize todas as etapas do planejamento 

Ao planejar um evento, pense nele em três fases: antes, durante e depois da realização. Para cada uma dessas etapas, siga as dicas abaixo. 

Pré-evento 

Envolve toda a preparação e a produção, como: escolha de data, local, cardápio, bebidas e decoração; divulgação e distribuição de convites; confirmação de presenças; sonorização e climatização.

É muito importante incluir todas as atividades em um cronograma detalhado para não se esquecer de nada, pois um pequeno erro nessa etapa pode causar imprevistos sérios no dia do evento. 

Pró-evento 

O dia do evento é o momento de fazer a mágica acontecer. Alguns dias antes, verifique toda a montagem, o status de trabalho dos fornecedores e as providências necessárias para recepcionar bem o público. No dia, organize-se para chegar com antecedência ao local e confira se está tudo em ordem.

Cuide para que todos os serviços contratados sejam realmente entregues conforme o planejado: fotografia e vídeo, buffet, recreação etc. Nessa fase, lembre-se de separar os papéis de convidado e de organizador, pois não é possível curtir a experiência e trabalhar ao mesmo tempo. 

Pós-evento 

Quem organiza o evento é sempre a primeira pessoa a chegar e a última a sair. É preciso planejar também todas as atividades de encerramento da festa: desmontagens, limpeza, pagamento de fornecedores, levantamento de possíveis reparos de objetos quebrados etc.

O balanço final do evento, com erros, conquistas e resultados, precisa ser feito o mais  próximo possível ao seu encerramento para contemplar todos os detalhes da produção. Isso possibilita uma análise mais assertiva e evita que informações importantes se percam com o passar do tempo. 

6) Estude o contexto para não cometer gafes 

Outra dica essencial para quem deseja saber como fazer um evento de sucesso: estude normas e práticas cerimoniais específicas do tipo de festa a ser organizada. Avalie também os traços culturais do público para não quebrar protocolos.

Em um evento judaico, por exemplo, não se deve servir carne de porco ¿ esse é um costume religioso respeitado por tradição. A informação correta salva sua equipe de cometer gafes irreparáveis que podem marcar negativamente seu evento e ofuscar o profissionalismo do seu trabalho. 

Planejamento e organização de eventos.
Organização é a palavra de ordem para evitar imprevistos e garantir a diversão de todas as pessoas.

7) Seja expert em logística 

Conheça o processo de entregas, montagens e desmontagens. Isso evita possíveis conflitos entre fornecedores e garante uma gestão mais tranquila, com tudo pronto e entregue no prazo.

A "logística de pessoas" também é um item para se atentar: acompanhe convidados especiais em traslados de chegada e saída até o ponto de destino, como hotel, aeroporto, rodoviária etc. As estrelas do seu evento precisam de um tratamento especial. Por isso, eleja uma pessoa ou uma equipe responsável por essa tarefa. 

8) Seja um maestro com visão do todo 

Um evento de sucesso é guiado por uma pessoa com visão do todo, que conhece tecnicamente cada serviço para que tudo transcorra conforme o idealizado. Quem fica com essa responsabilidade atua na coordenação de cada instrumento, como se fosse uma orquestra, garantindo um show impecável. 

9) Faça seu evento parecer um passe de mágica! 

Um evento de sucesso é aquele em que o público não percebe o trabalho da organização. Tudo transcorre de forma tão tranquila e natural, que ninguém repara como foram intensas e especializadas as tarefas e providências dos bastidores, especialmente da pessoa que organizou. Quem atende à festa não se preocupa com nada: só sente a mágica acontecer. 

Especialize-se em eventos e lazer com o Senac! 

Sabendo qual é a importância de planejar um evento para atender às expectativas do público e de como fazer um evento de sucesso, é hora de iniciar sua formação!

No Senac São Paulo, há cursos para diferentes segmentos e etapas do planejamento.

Conheça os cursos da área de Eventos do Senac São Paulo

 

BARRA DE PROGRESSO - FINAL DO CONTEÚDO

Colaboração:
https://www.sp.senac.br/documents/51828463/0/Igor-Lacerda-Salmazo.jpg/c78b216c-8ceb-2b03-1ddd-3e51e3611989?version=1.0&t=1719422586203&imagePreview=1
Igor Lacerda Salmazo
docente da área de Eventos do Senac Pindamonhangaba
Ir ao topo