ano 9 • edição 81 • 2013
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Tempo é dinheiro!

Christian Barbosa, consultor especializado em administração do tempo e produtividade, dá dicas para estudantes e profissionais sobre como cuidar do seu maior patrimônio: o tempo


A vida agitada do mundo atual, somada à grande quantidade de tarefas, tem feito o tempo se tornar um artigo cada vez mais escasso no dia a dia de profissionais e estudantes. Por isso, a capacidade de administrar horários, agendas e atividades em geral tem se tornado um diferencial precioso na busca por eficiência e produtividade.

Oferecer métricas que ajudam os indivíduos a organizar o dia a dia com base no gerenciamento do tempo, minimizando correrias, atropelos e possíveis falhas é a especialidade de Christian Barbosa, fundador da Triad Productivity Solutions, consultoria especializada em produtividade e colaboração.

Nesta entrevista, Barbosa – que também é autor de cinco livros sobre o tema, como A Tríade do Tempo, Equilíbrio e Resultado e Estou em Reunião – explica como algumas atitudes simples podem colaborar com o atribulado cotidiano no trabalho e nos estudos.

Universo EAD – Você acredita que é possível reverter o sentimento de pressa que, atualmente, faz parte da vida da maioria dos cidadãos?
Christian Barbosa – Tempo é uma ciência e, aplicando uma metodologia, você terá resultados mais cedo ou mais tarde. O problema é que muita gente desiste e não consegue ter esses resultados! Não deixe a gestão do recurso humano da pessoa mais importante da sua vida ficar em segundo plano. Quem tem um propósito na vida caminha com passos mais firmes e decididos, e não perde tempo. A nossa vida e o nosso tempo só começam a ter sentido quando temos uma direção a seguir. Quais são os seus sonhos? Não quer começar a vivê-los? Sempre há tempo de começar, ou de recomeçar.

Universo EAD – Para você, qual é o principal vilão de toda essa correria que tem tomado conta do cotidiano de profissionais das mais diversas áreas de atuação?
Christian Barbosa – Existem fatores como procrastinação, excesso de prioridades, muitas urgências, falta de planejamento, desorganização, má utilização do e-mail e redes sociais, má condução de reuniões, falta de objetivos claros, interrupções constantes, tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo. Enfim, são muitos vilões. 

Porém, há um fator que, particularmente, considero como uma das principais causas da falta de produtividade, que é não gostar do seu trabalho ou profissão. E todas essas coisas são, na verdade, um reflexo da incapacidade de gerenciar bem o tempo. Por isso, é importante escolher e aplicar um método de gestão do tempo que seja eficaz.

É difícil dizer qual desses fatores é o que mais atrapalha, porque cada pessoa tem características diferentes, Alguns são mais focados, porém não conseguem se organizar; outros não conseguem dizer não às circunstâncias; outros se planejam, mas não de forma correta; etc. É importante entender que um fator acaba levando ao outro e, por isso, se faz necessário melhorar o método de gestão de suas atividades.

Universo EAD – Há alguns anos, a expansão da tecnologia prometia um futuro com ferramentas que simplificariam a vida de todos. Hoje, a realidade é de um mundo cada vez mais conectado, com pessoas que parecem trabalhar o tempo todo. Você acha que os dispositivos móveis vieram para colaborar ou para tumultuar o cotidiano?
Christian Barbosa – A pessoa que não tem foco na utilização dessas tecnologias pode ter problemas. Navegar na internet, muitas vezes, rouba nossa vida. Definir limites é vital e a autodisciplina é fundamental para viver bem o tempo.
A tecnologia tem nos proporcionado o acesso a um número sem fim de informações e fontes sobre o mesmo assunto. No entanto, ela pode ser uma aliada quando nos ajuda a filtrar e selecionar melhor as informações que precisamos. Ou seja, a mesma tecnologia que nos enlouquece também pode nos ajudar a nos organizarmos melhor e sermos mais produtivos.

Universo EAD – Você acredita que a realização de atividades a distância pode colaborar com a produtividade?
Christian Barbosa – A realização de atividades a distância pode ser a porta inicial para que as pessoas possam entender a importância da gestão do tempo em suas vidas. Quanto mais cedo perceberem que isso é imprescindível, mais será possível gerar e colher frutos com a sua prática. Dedique-se àquilo que é importante e que trará benefícios a longo prazo. Aproveite bem o tempo planejado e concentre-se no que está fazendo.

Universo EAD – Há preconceitos com relação à realização de atividades a distância?
Christian Barbosa – Assim como em qualquer atividade presencial, a pessoa só alcançará resultados se tiver foco. Estar on-line significa ter liberdade para fazer o que precisa quando você quiser. Se estiver na recepção e não tiver ligações ou ninguém para receber, e se isso não for prejudicar seu trabalho naquele momento, abra o curso e estude inglês, faça a aula da pós-graduação, por exemplo.. Aí sim, depois de fechar esse primeiro objetivo que você definiu, parta para um próximo curso que vá fazer a diferença na sua carreira e assim por diante.

Universo EAD – Por que cada vez mais pessoas passam tantas horas em reuniões? Esse tipo atividade é fundamental ou existe uma espécie de status profissional nesses encontros?
Christian Barbosa – O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco. Reuniões sem foco levam a equipe a perder tempo, a falhar na execução de suas prioridades e a reclamar da falta de tempo para fazer o que realmente precisa. A necessidade de se sentir valorizado é, sem dúvida, uma grande fonte de reuniões desnecessárias. Muitas vezes o líder já sabe qual solução quer dar a um problema, mas prefere fazer isso em público e receber o reconhecimento de seus pares.

Universo EAD – Há alguma fórmula mágica para que as pessoas consigam encontrar tempo para conciliar as atividades de trabalho, estudo e lazer com certa tranquilidade?
Christian Barbosa – Todo dia deve haver uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Essas prioridades não podem nunca lotar todas as suas horas do dia ou você vai adiá-las e se frustrar. Se algo for opcional, é porque ou não deve ser feito ou deverá ir para outro dia. Existem várias formas de fazer isso. Uma delas é criar uma meta pessoal de redução do seu horário de trabalho. Por exemplo, supondo que você trabalhe 12 horas por dia, você poder colocar uma meta de reduzir para 11 horas diárias nos primeiros 60 dias. Isso é ser realista: vá aos poucos.

Universo EAD – A falta de tempo é um dos fatores que têm feito com que cada vez mais estudantes optem por cursos a distância. Porém, a modalidade requer bastante dedicação dos alunos e muitos já estão atarefados com suas atividades profissionais. Como eles podem se organizar melhor para manter o equilíbrio entre todas as tarefas do dia a dia?
Christian Barbosa – Um passo importante para garantir que todas as tarefas sejam realizadas e de forma correta é a organização pessoal. Isso pode ser feito com o simples uso de uma agenda, que pode ser tanto um caderninho de bolso como um programa de computador. Há pessoas que são mais high-tech, outras, mais tradicionais, e tem gente ainda que é a mistura dos dois estilos.

Independentemente da sua preferência, é indispensável escolher a ferramenta que melhor saiba usar. A única ressalva é quanto a fazer gestão de tempo por memória. Muita gente pensa no que precisa fazer durante o dia e depois vai executando seus afazeres. Isso não funciona. É preciso descarregar as ansiedades e preocupações em algo.

Universo EAD – Como podemos identificar, com facilidade, a diferença entre atividades urgentes, importantes e circunstanciais?
Christian Barbosa – A esfera “importante” se refere a todas as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que, na linha de chegada, estará realizado. O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, meses etc.

A esfera da “urgência” tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou já acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas e que, geralmente, causam estresse.

Por sua vez, a esfera “circunstancial” cobre as tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, atividades feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações.

Universo EAD – Na sua opinião, quais os principais mitos em relação à frequente afirmativa “estou sem tempo”?
Christian Barbosa – Todo mundo sempre reclama que faltam horas no dia, que não consegue ter tempo para fazer tudo o que precisa e por aí vai. O problema não é a quantidade de horas que temos; o uso delas é o que faz a diferença. Se você souber aproveitar melhor o seu tempo, com certeza vai fazer toda a diferença.

Os principais erros na administração do tempo são as faltas ou negligências feitas na organização. As mais comuns são:
* Não anotar prioridades e afazeres em uma ferramenta (agenda, smartphone, caderno ou lista de tarefas do sistema de e-mail).
* Não planejar as atividades do dia com antecedência mínima de três dias.
* Não priorizar o dia de trabalho e sair fazendo o que aparecer primeiro.
* Deixar o e-mail aberto o tempo todo, sendo interrompido constantemente por novas mensagens.
* Deixar as coisas importantes se tornarem urgentes.
* Criar várias agendas e não sincronizá-las.
* Aceitar atividades de ouvido e esquecer de anotá-las.
* Não priorizar VOCÊ na agenda!
* Não dizer NÃO.
* Acreditar que tudo pode ser feito.

Universo EAD – Para finalizar, quais os principais benefícios que o bom gerenciamento de tempo pode gerar a estudantes e profissionais?
Christian Barbosa – A capacidade de ser produtivo está diretamente relacionada à capacidade de se equilibrar. Com planejamento, você acaba dedicando tempo às tarefas que são realmente importantes e passa a ter uma rotina mais equilibrada. Consequentemente, isso refletirá em melhores resultados na sua vida profissional e, principalmente, na pessoal!

Essa matéria integra o Boletim Universo EAD - ano 9 nº 78

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Christian Barbosa, consultor especializado em administração do tempo e produtividade, dá dicas para estudantes e profissionais sobre como cuidar do seu maior patrimônio: o tempo




A vida agitada do mundo atual, somada à grande quantidade de tarefas, tem feito o tempo se tornar um artigo cada vez mais escasso no dia a dia de profissionais e estudantes. Por isso, a capacidade de administrar horários, agendas e atividades em geral tem se tornado um diferencial precioso na busca por eficiência e produtividade.

Oferecer métricas que ajudam os indivíduos a organizar o dia a dia com base no gerenciamento do tempo, minimizando correrias, atropelos e possíveis falhas é a especialidade de Christian Barbosa, fundador da Triad Productivity Solutions, consultoria especializada em produtividade e colaboração.

Nesta entrevista, Barbosa – que também é autor de cinco livros sobre o tema, como A Tríade do Tempo, Equilíbrio e Resultado e Estou em Reunião – explica como algumas atitudes simples podem colaborar com o atribulado cotidiano no trabalho e nos estudos.

Universo EAD – Você acredita que é possível reverter o sentimento de pressa que, atualmente, faz parte da vida da maioria dos cidadãos?
Christian Barbosa – Tempo é uma ciência e, aplicando uma metodologia, você terá resultados mais cedo ou mais tarde. O problema é que muita gente desiste e não consegue ter esses resultados! Não deixe a gestão do recurso humano da pessoa mais importante da sua vida ficar em segundo plano. Quem tem um propósito na vida caminha com passos mais firmes e decididos, e não perde tempo. A nossa vida e o nosso tempo só começam a ter sentido quando temos uma direção a seguir. Quais são os seus sonhos? Não quer começar a vivê-los? Sempre há tempo de começar, ou de recomeçar.

Universo EAD – Para você, qual é o principal vilão de toda essa correria que tem tomado conta do cotidiano de profissionais das mais diversas áreas de atuação?
Christian Barbosa – Existem fatores como procrastinação, excesso de prioridades, muitas urgências, falta de planejamento, desorganização, má utilização do e-mail e redes sociais, má condução de reuniões, falta de objetivos claros, interrupções constantes, tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo. Enfim, são muitos vilões. 

Porém, há um fator que, particularmente, considero como uma das principais causas da falta de produtividade, que é não gostar do seu trabalho ou profissão. E todas essas coisas são, na verdade, um reflexo da incapacidade de gerenciar bem o tempo. Por isso, é importante escolher e aplicar um método de gestão do tempo que seja eficaz.

É difícil dizer qual desses fatores é o que mais atrapalha, porque cada pessoa tem características diferentes, Alguns são mais focados, porém não conseguem se organizar; outros não conseguem dizer não às circunstâncias; outros se planejam, mas não de forma correta; etc. É importante entender que um fator acaba levando ao outro e, por isso, se faz necessário melhorar o método de gestão de suas atividades.

Universo EAD – Há alguns anos, a expansão da tecnologia prometia um futuro com ferramentas que simplificariam a vida de todos. Hoje, a realidade é de um mundo cada vez mais conectado, com pessoas que parecem trabalhar o tempo todo. Você acha que os dispositivos móveis vieram para colaborar ou para tumultuar o cotidiano?
Christian Barbosa – A pessoa que não tem foco na utilização dessas tecnologias pode ter problemas. Navegar na internet, muitas vezes, rouba nossa vida. Definir limites é vital e a autodisciplina é fundamental para viver bem o tempo.
A tecnologia tem nos proporcionado o acesso a um número sem fim de informações e fontes sobre o mesmo assunto. No entanto, ela pode ser uma aliada quando nos ajuda a filtrar e selecionar melhor as informações que precisamos. Ou seja, a mesma tecnologia que nos enlouquece também pode nos ajudar a nos organizarmos melhor e sermos mais produtivos.

Universo EAD – Você acredita que a realização de atividades a distância pode colaborar com a produtividade?
Christian Barbosa – A realização de atividades a distância pode ser a porta inicial para que as pessoas possam entender a importância da gestão do tempo em suas vidas. Quanto mais cedo perceberem que isso é imprescindível, mais será possível gerar e colher frutos com a sua prática. Dedique-se àquilo que é importante e que trará benefícios a longo prazo. Aproveite bem o tempo planejado e concentre-se no que está fazendo.

Universo EAD – Há preconceitos com relação à realização de atividades a distância?
Christian Barbosa – Assim como em qualquer atividade presencial, a pessoa só alcançará resultados se tiver foco. Estar on-line significa ter liberdade para fazer o que precisa quando você quiser. Se estiver na recepção e não tiver ligações ou ninguém para receber, e se isso não for prejudicar seu trabalho naquele momento, abra o curso e estude inglês, faça a aula da pós-graduação, por exemplo.. Aí sim, depois de fechar esse primeiro objetivo que você definiu, parta para um próximo curso que vá fazer a diferença na sua carreira e assim por diante.

Universo EAD – Por que cada vez mais pessoas passam tantas horas em reuniões? Esse tipo atividade é fundamental ou existe uma espécie de status profissional nesses encontros?
Christian Barbosa – O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco. Reuniões sem foco levam a equipe a perder tempo, a falhar na execução de suas prioridades e a reclamar da falta de tempo para fazer o que realmente precisa. A necessidade de se sentir valorizado é, sem dúvida, uma grande fonte de reuniões desnecessárias. Muitas vezes o líder já sabe qual solução quer dar a um problema, mas prefere fazer isso em público e receber o reconhecimento de seus pares.

Universo EAD – Há alguma fórmula mágica para que as pessoas consigam encontrar tempo para conciliar as atividades de trabalho, estudo e lazer com certa tranquilidade?
Christian Barbosa – Todo dia deve haver uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Essas prioridades não podem nunca lotar todas as suas horas do dia ou você vai adiá-las e se frustrar. Se algo for opcional, é porque ou não deve ser feito ou deverá ir para outro dia. Existem várias formas de fazer isso. Uma delas é criar uma meta pessoal de redução do seu horário de trabalho. Por exemplo, supondo que você trabalhe 12 horas por dia, você poder colocar uma meta de reduzir para 11 horas diárias nos primeiros 60 dias. Isso é ser realista: vá aos poucos.

Universo EAD – A falta de tempo é um dos fatores que têm feito com que cada vez mais estudantes optem por cursos a distância. Porém, a modalidade requer bastante dedicação dos alunos e muitos já estão atarefados com suas atividades profissionais. Como eles podem se organizar melhor para manter o equilíbrio entre todas as tarefas do dia a dia?
Christian Barbosa – Um passo importante para garantir que todas as tarefas sejam realizadas e de forma correta é a organização pessoal. Isso pode ser feito com o simples uso de uma agenda, que pode ser tanto um caderninho de bolso como um programa de computador. Há pessoas que são mais high-tech, outras, mais tradicionais, e tem gente ainda que é a mistura dos dois estilos.

Independentemente da sua preferência, é indispensável escolher a ferramenta que melhor saiba usar. A única ressalva é quanto a fazer gestão de tempo por memória. Muita gente pensa no que precisa fazer durante o dia e depois vai executando seus afazeres. Isso não funciona. É preciso descarregar as ansiedades e preocupações em algo.

Universo EAD – Como podemos identificar, com facilidade, a diferença entre atividades urgentes, importantes e circunstanciais?
Christian Barbosa – A esfera “importante” se refere a todas as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que, na linha de chegada, estará realizado. O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, meses etc.

A esfera da “urgência” tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou já acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas e que, geralmente, causam estresse.

Por sua vez, a esfera “circunstancial” cobre as tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, atividades feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações.

Universo EAD – Na sua opinião, quais os principais mitos em relação à frequente afirmativa “estou sem tempo”?
Christian Barbosa – Todo mundo sempre reclama que faltam horas no dia, que não consegue ter tempo para fazer tudo o que precisa e por aí vai. O problema não é a quantidade de horas que temos; o uso delas é o que faz a diferença. Se você souber aproveitar melhor o seu tempo, com certeza vai fazer toda a diferença.

Os principais erros na administração do tempo são as faltas ou negligências feitas na organização. As mais comuns são:
* Não anotar prioridades e afazeres em uma ferramenta (agenda, smartphone, caderno ou lista de tarefas do sistema de e-mail).
* Não planejar as atividades do dia com antecedência mínima de três dias.
* Não priorizar o dia de trabalho e sair fazendo o que aparecer primeiro.
* Deixar o e-mail aberto o tempo todo, sendo interrompido constantemente por novas mensagens.
* Deixar as coisas importantes se tornarem urgentes.
* Criar várias agendas e não sincronizá-las.
* Aceitar atividades de ouvido e esquecer de anotá-las.
* Não priorizar VOCÊ na agenda!
* Não dizer NÃO.
* Acreditar que tudo pode ser feito.

Universo EAD – Para finalizar, quais os principais benefícios que o bom gerenciamento de tempo pode gerar a estudantes e profissionais?
Christian Barbosa – A capacidade de ser produtivo está diretamente relacionada à capacidade de se equilibrar. Com planejamento, você acaba dedicando tempo às tarefas que são realmente importantes e passa a ter uma rotina mais equilibrada. Consequentemente, isso refletirá em melhores resultados na sua vida profissional e, principalmente, na pessoal!

Essa matéria integra o Boletim Universo EAD - ano 9 nº 78